Khả năng bắt đầu và tổ chức một cuộc trò chuyện trong khai vấn là một kỹ năng lãnh đạo mang tính chuyển đổi mà thông qua đó, bạn có thể giúp mọi người tự nhận thức tốt hơn. Bạn có thể biến những trải nghiệm thành cơ hội học hỏi, củng cố điểm mạnh và khám phá những thách thức mới, đồng thời giúp mọi người chịu trách nhiệm về hành động và sự phát triển của họ. Khi ngày càng nhiều người trong tổ chức của bạn phát triển các kỹ năng khai vấn và trò chuyện, bạn sẽ càng thấm nhuần văn hóa khai vấn, từ đó giúp gia tăng sự gắn kết của nhân viên, sự hài lòng và tinh thần trong công việc, sự hợp tác, làm việc theo nhóm và sức mạnh của toàn thể.

Làm thế nào để tổ chức một cuộc trò chuyện trong khai vấn?

Trên thực tế, khai vấn không chỉ dành cho các chuyên gia chuyên biệt mà gần như bất kỳ ai cũng có thể thực hiện một cuộc trò chuyện trong khai vấn. Các nhà khai vấn có thể giúp đỡ những người sẵn sàng xác định vấn đề và tìm ra giải pháp, vì vậy trở thành một khai vấn viên để phát triển nhiều người khác cũng là một khả năng quan trọng của người lãnh đạo. Một số trải nghiệm khai vấn không thực sự mạnh mẽ thường xảy ra trong cuộc sống là những cuộc trao đổi, trò chuyện không chính thức ở hành lang, nhà ăn công ty, trong không gian làm việc hay thậm chí là qua một cuộc gọi điện video trong quá trình làm việc hàng ngày.

Khi có đủ số lượng người khai vấn lẫn nhau trong một tổ chức, và khi tiếp cận được một lượng lớn những người quan trọng tham gia vào các cuộc trò chuyện khai vấn, thì các mối quan hệ sẽ bắt đầu được củng cố, mức độ tương tác giữa các cá nhân tăng lên và đương nhiên hiệu suất công việc sẽ được cải thiện. Tất cả những tương tác trên toàn bộ tổ chức, bao gồm cả tương tác trực tiếp hay trực tuyến, diễn ra một cách hiệu quả và đồng bộ thì tất cả những cuộc trò chuyện này đều đang bắt đầu tạo ra một nền văn hóa tốt hơn.

Khi nào nên tổ chức một cuộc trò chuyện khai vấn?
Trước tiên, hãy xác định cơ hội và thời điểm tốt nhất cho một cuộc trò chuyện khai vấn. Không phải tất cả các cuộc trò chuyện đều giúp ích cho việc khai vấn, do đó, hãy đảm bảo chắc chắn rằng liệu đó có phải là thời điểm thích hợp hay không, và bạn đã sẵn sàng để thử khai vấn cho nhân viên của mình chưa.
Dưới đây là một số dấu hiệu giúp bạn nhận biết khi ai đó sẵn sàng cho một cuộc trò chuyện khai vấn:

• “Bạn có thể giúp tôi suy nghĩ thấu đáo mọi thứ không?”
• “Tôi muốn đưa ra một số ý tưởng về bạn.”
• “Bạn có thể cho tôi một chút đánh giá thực tế không?”
• “Tôi cần sự trợ giúp.”

Nếu nhận thấy những dấu hiệu trên, trong thời điểm này, bạn có thể tận dụng để biến một cuộc trò chuyện điển hình thành cơ hội khai vấn.

3 bước để tổ chức một cuộc trò chuyện trong khai vấn
Tại thời điểm đó, hãy nhớ 3 nguyên tắc sau để tổ chức một cuộc trò chuyện khai vấn:

• Lắng nghe một cách cẩn thận.
• Trả lời một cách chu đáo.
• Đừng áp đặt giải pháp của riêng bạn.

#1 Lắng nghe một cách cẩn thận. 
Đừng đoán chừng về nội dung của cuộc trò chuyện hay cuộc trò chuyện sẽ diễn ra theo hướng nào. Mà hãy thực sự lắng nghe, cho phép người khác có không gian để suy nghĩ, phản ánh và thể hiện bản thân. Hãy bắt đầu bằng việc xây dựng bộ kỹ năng lắng nghe tích cực của bạn, nhưng hãy nhớ rằng việc lắng nghe thực sự không chỉ là lắng nghe tích cực, mà là nghe để hiểu.

Nghe để hiểu tập trung vào việc có nhiều cấp độ thông tin mà chúng ta phải điều chỉnh trong các cuộc trò chuyện. Tất nhiên, cấp độ thứ nhất chính là thông tin thực tế đang được trình bày ở thời điểm hiện tại mà hầu hết chúng ta chủ yếu chú ý đến. Nhưng lắng nghe những giá trị ẩn đằng sau câu chuyện và những cảm xúc của mọi người về câu chuyện đó mới là yếu tốt quan trọng giúp cuộc trò chuyện khai vấn trở nên hiệu quả. Khi mọi người thực sự lắng nghe để hiểu nhau, mọi giải pháp sẽ trở nên mạnh mẽ hơn, giúp họ dễ dàng đối mặt với thách thức hơn.

#2 Trả lời một cách chu đáo. 
Khai vấn không phải là cách chữa cháy tức thời hay đưa ra các giải pháp tạm thời, mà khai vấn giúp lật mở từng câu trả lời thông qua sự tìm hiểu, sự cởi mở và sự khám phá. Bắt đầu bằng cách đặt những câu hỏi có khả năng khơi gợi nhiều thông tin hơn hoặc kéo dài suy nghĩ của người khác, chẳng hạn như:

• Bạn có thể làm điều gì khác?
• Điều gì khác xảy đến với bạn?
• Bạn đã nói chuyện với ai khác về điều này?
• Có ai khác bị ảnh hưởng trong tình huống này?

Ngoài việc tạo ra sự hiểu biết lẫn nhau về các sự việc, việc đặt những câu hỏi mạnh mẽ như thế này còn có thể giúp khám phá những thông tin chi tiết có thể sẽ không được phơi bày. Một câu hỏi gợi ý không mang tính định hướng như “Bạn muốn nhóm của mình cảm thấy thế nào khi bạn công bố sáng kiến mới?” sẽ có khả năng khơi dậy nhiều phản ánh hơn và dẫn đến những hiểu biết sâu sắc hơn khi hỏi “Khi nào bạn công bố sáng kiến mới?”. Mặc dù câu hỏi thứ hai có thể hữu ích trong việc giúp người hỏi tăng tốc độ, nhưng nó không đặc biệt mạnh mẽ và không có khả năng mang lại bất kỳ giá trị thực sự nào cho người trả lời, vì họ chỉ lặp lại một sự thật đơn giản mà họ đã biết.

Do đó, hãy chắc chắn rằng bạn đang thiết lập một giọng điệu thoải mái, duy trì giao tiếp bằng mắt và dành nhiều thời gian lắng nghe hơn để họ suy nghĩ và trả lời các câu hỏi của bạn. Đây cũng là cách khuyến khích họ thể hiện bản thân mà không cần bạn đồng ý hay không đồng ý.

#3 Đừng áp đặt giải pháp của riêng bạn.
Trò chuyện khai vấn nghĩa là hãy tránh xa các xu hướng tự nhiên và thông thường là muốn giải quyết vấn đề hoặc đưa ra lời khuyên. Có thể bạn đã quen với việc chỉ đạo hoặc đưa ra câu trả lời, nhưng các cuộc trò chuyện khai vấn lại tập trung vào việc học hỏi, lĩnh ngộ của người khác, không phải là nơi thể hiện ý kiến hoặc chuyên môn của bạn. Do đó, đừng áp đặt giải pháo của riêng bạn lên câu chuyện của người khác.

Trong khoa học thần kinh, nghệ thuật trò chuyện thực sự là cân bằng sự kết hợp giữa hỗ trợ và thách thức. Trong đó, cung cấp hỗ trợ bao gồm việc đảm bảo với mọi người rằng họ đã được lắng nghe, đặc biệt những cảm xúc và giá trị của họ đã được hiểu. Điều đó mang đến một cảm giác quan trọng về sự an toàn tâm lý, xây dựng lòng tin cũng như khuyến khích sự trung thực và minh bạch. Khi tỷ lệ đó đúng và được thực hành một cách chính xác ở thực tiễn chứ không phải chỉ là công thức, thách thức được tiếp nhận và sẽ thực sự thúc đẩy cuộc đối thoại mang tính xây dựng hơn, thay vì kích hoạt tính phòng thủ.

Khi bạn có thể lắng nghe cẩn thận, trả lời một cách chu đáo và không áp đặt giải pháp của riêng mình, nghĩa là bạn đã có đầy đủ cơ sở để bắt đầu một cuộc trò chuyện khai vấn. Vì vậy, cho cuộc trò chuyện đó là một buổi khai vấn theo kế hoạch hay một khoảnh khắc ngẫu hứng, bạn đều đang mở ra một cánh cửa cho tư duy mới, hành động mới và những lĩnh ngộ đáng giá. Và khi các cuộc trò chuyện khai vấn bắt đầu diễn ra trong toàn tổ chức của bạn, nghĩa là bạn đã xây dựng được nền tảng cho một nền văn hóa khai vấn mạnh mẽ.

Nguồn: Center for Creative Leadership